Kosten maken voor de belastingen

Waarom ‘kosten maken voor de belastingen’ zelden een goed idee is

Elk jaar in december duiken ze weer op: de mails en telefoons van ondernemers “die nog snel wat kosten willen maken om de belastingen te drukken.”

Als boekhouders begrijpen we die reflex helemaal. Niemand geeft graag z’n zuurverdiende centen aan Vadertje Staat. Je werkt hard, je ziet dat je winst gestegen is, en het lijkt logisch om die belastingfactuur straks zo draaglijk mogelijk te willen houden.

Tegelijk doet het ons soms denken aan de soldenperiode. In eerste instantie heb je het gevoel dat je een goede deal hebt gedaan… tot je in de gaten krijgt dat je iets hebt gekocht wat je eigenlijk niet nodig had. Je hebt dan geen geld bespaard, maar net verloren.

Met kosten maken om belastingen te besparen is het net zo: het voelt verstandig, maar vaak is het dat niet. En net daarom is het een genuanceerd verhaal.

Het belangrijkste dat je daarbij moet onthouden?

Een beslissing om kosten te maken mag nooit vertrekken vanuit angst om belastingen te betalen, wel vanuit wat je onderneming écht sterker maakt.

Kosten versus investeringen: twee verschillende begrippen

Wanneer ondernemers in december spreken over “nog snel wat kosten maken”, hebben ze het in de praktijk vaak over investeringen. Maar dat zijn twee totaal verschillende begrippen, met een andere impact op je boekhouding, je cashflow én je belastingfactuur.

• Een kost is iets dat je verbruikt in je onderneming en dat je meestal binnen het jaar nodig hebt: een onderhoudsbeurt, materiaal, software, goederen die je meteen gebruikt... Dat soort uitgaven drukken effectief je resultaat in het jaar zelf.

• Een investering is meer iets op de lange termijn. Dat zijn aankopen met een grotere waarde en een langere levensduur: machines, inrichting, toestellen, voertuigen… Je gebruikt ze meerdere jaren, dus mag je ze ook maar gespreid afschrijven.

Wanneer is het wel slim om kosten te maken, en wanneer niet?

Begrijp ons niet verkeerd: het einde van het jaar is niet per definitie een slecht moment om nog iets te kopen of te laten doen. Maar het mag ook geen automatische reflex worden. De juiste keuze hangt af van de context: jouw cijfers, jouw plannen en wat je onderneming écht nodig heeft.

Daarom zetten we het even helder op een rij:

✅ Wanneer het wél slim kan zijn

• Wanneer het om een echte kost gaat
  Denk aan onderhoud, software, klein materiaal, kantoorbenodigdheden …
  Dat zijn uitgaven die je sowieso moet doen én die volledig meetellen in dit boekjaar.
  
  

• Wanneer er een verplichting op komst is
  Zoals de Peppol-verplichting: software die je volgend jaar sowieso nodig hebt, kan nu interessant zijn, zeker als er een gunstige aftrek geldt (zoals de 120%-aftrek).
  
  

• Wanneer wetgeving volgend jaar minder gunstig wordt
  Fiscaliteit is geen statisch gegeven. Nee, de spelregels veranderen heel regelmatig. Denk bijvoorbeeld aan de autofiscaliteit: de aftrekbaarheid van bedrijfswagens daalt elk jaar, vooral bij niet-elektrische wagens. Daardoor leveren autokosten veel minder belastingvoordeel op dan vroeger. In zo’n geval kan het net verstandig zijn om kort op de bal te spelen en actie te ondernemen.
  
  

• Wanneer je cashflow het toelaat
  Een uitgave in december kan slim zijn als je buffer sterk genoeg is en je onderneming er meteen beter van wordt.
  
  

• Wanneer de aankoop je bedrijf efficiënter maakt
  Iets dat je helpt sneller te werken, kosten te besparen of je dienstverlening te verbeteren is altijd een betere keuze dan een impulsaankoop.

❌ Wanneer je het beter niet doet

• Wanneer het eigenlijk om een investering gaat
  Grote aankopen (machines, toestellen, inrichtingen, voertuigen…) die je pas laat in het jaar doet, leveren door de pro rata afschrijving nauwelijks voordeel op.
  
  

• Wanneer het puur gaat om ‘de fiscus te slim af willen zijn’
  Hoe je het ook draait of keert: een kost die je niet nodig hebt, blijft geld dat weg is. Je kan je geld maar één keer uitgeven. Daar komt nog bij dat de belastingsbesparing vaak kleiner is dan ondernemers denken. Want die cadeau’s of flessen wijn die ze kopen “omdat ze dat op de zaak kunnen zetten”? Die zijn in realiteit maar voor 50% aftrekbaar.
  
  

• Wanneer het je cashflow onder druk zet
  December is sowieso een cash-intensieve maand. Een overhaaste uitgave op het einde van het jaar kan je liquiditeit net verzwaren.
  
  

• Wanneer je geen zicht hebt op je cijfers
  Als je niet weet waar je winst precies zit of wat je nog te verwachten hebt, is het onverstandig om nu snel beslissingen te nemen. Wil je daar beter de vinger op kunnen leggen? Dan is het een goed idee om je boekhouder te vragen om een tussentijdse winstafrekening op te maken.

Uit het ondernemersleven gegrepen: het verhaal van Tom en Sarah (*)

Tom, installateur van zonnepanelen en thuisbatterijen, heeft dit jaar hard gewerkt en een mooie winst gemaakt.

Zijn bedrijf groeit, en hij is tevreden. Maar met het einde van december in zicht wordt hij toch wat zenuwachtig. Want hij vreest dat de belastingfactuur volgend jaar navenant zal zijn…

Wanneer Tom op 30 december door zijn cijfers scrolt, beslist hij halsoverkop om een dure thermische camera te bestellen. Een toestel dat hij eigenlijk pas in maart echt nodig heeft. Maar hij denkt: “Beter nu kopen dan volgend jaar te veel belastingen betalen.”

➡️ Wat Tom niet beseft, is dat zijn aankoop door de pro-rata afschrijving (die geldt sinds 2020) dit jaar maar voor één dag kan worden afgeschreven. Het belastingvoordeel is dus bijna nihil, terwijl de kostprijs zijn cashflow zwaar belast in een toch al dure periode.

Sarah runt al 10 jaar een goeddraaiend kapsalon.

Ook haar winst is dit jaar gestegen. Omdat kwartaal 4 op z’n einde loopt, maakt ze net als elk jaar een afspraak met haar boekhouder. Want ze heeft wel nog wat kosten en investeringen op haar wishlist staan, maar wil eerst aftoetsen of die wel slim zijn voor haar zaak.

In overleg met haar boekhouder beslist Sarah om haar wasunit nog dit jaar te laten onderhouden. Daarnaast schaft ze ook nog een administratieapp aan die haar helpt om haar bedrijf Peppol-proof te maken. Tot slot betaalt ze op 28 december het voorschot voor haar nieuwe bedrijfswagen (renting), want dat stond sowieso op de planning.

➡️ Sarah scoort 3 keer:

• het onderhoud is een duidelijke kost, die volledig aftrekbaar is.

• De Peppol-app is dat zelfs voor 120%, omdat die verplichting geldt vanaf 2026.

• Ook het voorschot voor de bedrijfswagen mag ze als kost boeken, omdat ze die huurt van de leasingmaatschappij in plaats van aankoopt. Slim, want zo behoudt ze controle over haar cashflow.

(*) voor alle duidelijkheid: Sarah en Tom zijn fictieve ondernemers - alle gelijkenissen met bestaande personen berusten op louter toeval